Análise dos pedidos de substituição de marca/modelo formulados pelos fornecedores
SERVIÇO Nº 5 – COORDENADORIA DE PÓS-AQUISIÇÃO DE MATERIAIS E SERVIÇOS (CPAM)
TÍTULO DE SERVIÇO: Análise dos pedidos de substituição de marca/modelo formulados pelos fornecedores.
DESCRIÇÃO DO SERVIÇO:
Uma vez comprovada a impossibilidade de fornecer a marca/modelo do produto ofertado na licitação, como é o caso de descontinuidade do produto pela fabricante, os fornecedores podem solicitar a sua substituição. Entretanto, o produto ofertado em substituição deve atender todas as especificações exigidas em Edital ou instrumento equivalente e ser de qualidade igual ou superior ao originalmente ofertado no certame.
Inicialmente, a Coordenadoria de Pós-Aquisição de Materiais e Serviços (CPAM) faz uma análise da pertinência do pedido de substituição de marca/modelo enviado pelo fornecedor. Sendo pertinente e atendendo aos requisitos estabelecidos internamente, o pedido é encaminhado ao setor ou servidor requisitante para a realização de uma análise técnica (confrontar as especificações do produto substituto com aquelas exigidas em Edital ou instrumento equivalente). Assim, com base nesta análise técnica, a CPAM decide pelo deferimento ou indeferimento do pedido, sempre observando o caso concreto.
REQUISITOS E DOCUMENTOS:
Requisitos: Encaminhar os pedidos de substituição de marca/modelo (devidamente assinados, justificados e documentados) para o e-mail da CPAM (Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.).
Os pedidos deverão conter as informações mínimas abaixo:
1. Pedido de Substituição de Marca
1.1. Identificação do interessado - (CNPJ, razão social, endereço, telefone, e-mail)
1.2. Número da(s) Nota(s) de Empenho
1.3. Número da Licitação
1.4. Número do item da licitação
1.5. Relato de quais são os motivos pertinentes ao pedido de substituição de marca/modelo.
2. Documento que comprove o desabastecimento ou descontinuidade do produto no mercado, emitido pelo fabricante. Somente serão aceitos documentos que tenham valor legal, ou seja, que contenham CNPJ, razão social, endereço, telefone, e-mail e assinatura do representante legal. É de responsabilidade e obrigação do fornecedor comprovar as informações prestadas no documento.
3. Descrição detalhada do produto ofertado na licitação
3.1. Marca e modelo
3.2. Dados técnicos - exemplo: consumo de energia, classificação energética, rendimento etc...
3.3. Características funcionais
3.4. Características físicas - exemplo: dimensões, tipo de material etc...
4. Descrição detalhada do produto ofertado em substituição
4.1. Marca e modelo
4.2. Dados técnicos - exemplo: consumo de energia, classificação energética, rendimento etc...
4.3. Características funcionais
4.4. Características físicas - exemplo: dimensões, tipo de materiais etc...
5. Três orçamentos do produto substituto comprovando a equiparação de preços entre os produtos no mercado.
6. A análise do pedido de substituição de marca/modelo está condicionada ao atendimento dos itens retrocitados, sob pena de indeferimento.
Recomenda-se que o assunto do e-mail seja: Pedido de substituição de marca/modelo referente ao(s) Empenho(s) nº (colocar o número e ano de emissão dos Empenhos). Exemplo: Pedido de substituição de marca/modelo referente ao Empenho nº 2020NE809999.
Documento: Ofício assinado pelo representante legal da empresa e demais documentos necessários para comprovação dos fatos alegados.
ETAPAS DE PROCESSAMENTO:
(1) Fornecedor encaminha o pedido de substituição de marca/modelo para a CPAM;
(2) CPAM analisa o pedido e a documentação enviada pelo fornecedor;
(3) Caso o pedido atenda aos requisitos estabelecidos pela CPAM, a solicitação é encaminhada para o servidor ou unidade requisitante realizar a análise técnica do produto substituto. Caso contrário, o fornecedor é comunicado sobre a necessidade de cumprir todos os requisitos, sob pena de indeferimento;
(4) A unidade requisitante analisa o pedido e informa se o produto substituto é equivalente ou superior ao exigido na licitação;
(5) Com base na manifestação da unidade requisitante, a CPAM autoriza ou nega o pedido de substituição de marca/modelo;
(6) Fornecedor é notificado sobre a decisão da CPAM.
PRAZO PARA PRESTAÇÃO DO SERVIÇO:
Até 5 (cinco) dias úteis, a partir do recebimento do pedido.
FORMAS DE CONTATOS:
E-mail: Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
Tel.: (35) 3829-1107